La North Peace Historical Society a un arriéré de 77 ans de documents à numériser. L’Alaska Highway News a été publié la première fois en 1944 comme journal hebdomadaire. Il est devenu un quotidien dans les années 1980; en 2016, il est redevenu une publication hebdomadaire. Cela dit, ses volumes totalisent plus d’un quart de million de pages.
La recherche de renseignements prend énormément de temps. La North Peace Historical Society est un musée à un seul employé qui compte sur des bénévoles. Heather Sjoblom mise également sur une équipe de base de résidents de longue date qu’elle appelle pour qu’ils aident à réduire les périodes de recherche. Ils passent ensuite au peigne fin le microfilm du journal. « Les gens ne réalisent pas qu’il ne s’agit pas d’une recherche facile, explique Mme Sjoblom. On ne peut pas simplement écrire un terme pour que tout s’affiche. On doit parcourir le microfilm et on a peur de manquer quelque chose de cette façon. »
La North Peace Historical Society a des copies papier de tous les numéros depuis 1975. Cependant, le personnel préfère d’abord vérifier le microfilm pour préserver les journaux. Ces documents plus anciens sont extrêmement fragiles; l’âge a aussi déformé la copie. La réouverture des documents dégrade encore plus le texte et les images.
La numérisation facilitera l’organisation des archives. En ce moment, les renseignements sont partout : sur des clés USB, dans des courriels, dans des chemises, sur des index imprimés, etc. Le personnel doit également gérer des tailles de papier inhabituelles, allant de 5 po2 à 25 po2. En outre, les collections incluent des peintures et des images plus épaisses qui ne peuvent pas être numérisées correctement. La seule option consistait plutôt à se tenir au-dessus du document et à le « numériser » avec un appareil-photo.
Enfin, l’organisme sans but lucratif dispose d’un budget limité. Heureusement, en 2020, il a reçu une subvention par l’entremise de son district régional.
La North Peace Historical Society s’appuie sur des bénévoles pour l’ensemble de la numérisation. Les documents sont envoyés au système par voie électronique (courriel ou fichiers) ou par le système de numérisation. Ils peuvent ensuite être classés, indexés ou archivés à l’aide de la fonction Capture Client de ThereforeMC.
« La partie d’indexage est celle que nous aimons vraiment parce qu’elle est très simple pour les bénévoles, explique Mme Sjoblom. Elle ne prend pas de temps. De certaines façons, elle est plus simple que notre base de données [photo], car il n’y a que quatre champs d’information. Cela signifie que tout est indexé [de la même façon]. Il est aussi facile de déplacer les éléments. Si les numéros de page des documents ne sont pas dans le bon ordre, il est facile de les modifier ou d’ajouter un numéro qui a été omis. »
ThereforeMC est doté de la technologie de reconnaissance optique des caractères (ROC). Le logiciel rend les documents consultables (même les originaux avec du texte déformé par l’âge), ce qui accélère la capacité du groupe à répondre aux demandes de renseignements et à chercher des pièces et d’autres éléments au sein de ses collections. Grâce à l’extraction en moins d’une seconde et à la recherche dans des bases de données par ROC, Heather Sjoblom n’a qu’à entrer un nom pour trouver tous les documents dans lesquels ce nom apparaît. « Nous savons sans devoir parcourir toute une année du journal si le nom d’une personne n’apparaît pas, et nous pouvons effacer cela de notre liste plutôt que de consulter des mois de microfilm et de penser que nous sommes passés à côté du nom », dit-elle.
Le logiciel aide également à préserver les documents originaux. Par le passé, trouver de l’information n’était que la moitié du problème. Chaque fois qu’une personne touchait un journal de 40 ou 50 ans, elle risquait de compromettre son état.
« Le personnel voulait prolonger la durée de vie [des artéfacts] », explique Thomas Whitton, directeur de comptes, solutions logicielles, Ideal OS. « Nous sommes en mesure de le faire, c.-à-d. numériser les documents en toute sécurité, les envoyer aux archives, puis ne plus jamais les toucher à moins que cela ne soit absolument nécessaire. »
Il y a des décennies de journaux desquels il n’existe qu’un seul exemplaire. « [Les archives] protègent ces exemplaires, il y aurait donc une tout autre solution en cas d’incendie dans le musée ou les locaux du journal, dit-elle. Nous ne voulons pas que des décennies d’histoire soient effacées. C’est un autre moyen de préserver cela. »
ThereforeMC offre également un espace de stockage central et des copies de sauvegarde sont effectuées régulièrement.
Après avoir installé le logiciel, le numériseur et le poste de travail de l’ordinateur, Ideal OS a formé le personnel et les bénévoles. La North Peace Historical Society compte une douzaine de bénévoles issus de la collectivité qui se consacrent au projet. Thomas Whitton a passé plusieurs jours à donner la formation, pendant lesquels il a rencontré les bénévoles en petits groupes selon leur disponibilité et leur a offert des conseils et des astuces. L’entreprise a personnalisé le logiciel pour son client. « Nous avons créé pour eux des données d’index solides et qui convenaient le mieux à leurs objectifs », explique Nelson Stowe.
Une fois que le groupe a commencé l’archivage de manière sérieuse, trois bénévoles ont fini de numériser trois ans du journal en deux semaines. S’ils continuent à leur rythme actuel, Mme Sjoblom prévoit que jusqu’à 20 ans du journal seront numérisés et indexés d’ici la fin de l’été. « La majeure partie des demandes que nous recevons concernent les 20 ou 30 premières années de notre journal, et cela nous force à retourner dans le journal, dit-elle. [La numérisation] fera toute la différence. »
Ideal OS a aussi aidé la North Peace Historical Society à numériser certains de ses livres sur l’histoire des pionniers. Le fait de pouvoir accéder à ces renseignements en un seul clic fera une grande différence lorsque Mme Sjoblom créera des expositions.
Dans le cadre de ce projet, Ideal OS devait atteindre trois objectifs : sa solution devait être simple, elle devait être abordable et elle devait satisfaire aux exigences techniques du client (stocker et archiver de plus de 50 000 pages et les rendre accessibles en un instant au moyen d’une recherche à l’aide de n’importe quel mot). « C’était difficile à faire, dit M. Whitton, mais avec la solution que nous avons trouvée, nous avons satisfait à chacune de ces exigences. »