Économies de temps
Levez la main s’il y a une pile de documents devant être classés sur votre bureau? Sauvegarder des documents numérisés directement sur l’ordinateur ou dans des dossiers partagés simplifie le processus d’archivage. En sauvegardant des documents dans les dossiers, les utilisateurs peuvent trouver des fichiers au moyen d’une simple recherche par mot clé. Le temps économisé à chercher dans les papiers – ou dans des documents non classés sur le bureau – est du temps passé à effectuer du réseautage, à rencontrer des clients, à travailler sur des projets et à effectuer d’autres tâches qui permettent de continuer à assurer la fluidité des activités quotidiennes.
Collaboration et communication accrues
La fonction de réglage en une seule étape permet aux utilisateurs de numériser et de sauvegarder, de partager ou d’imprimer instantanément un document. Créez des dossiers partagés aux conventions d’appellation conviviales. Un grand nombre d’employés peuvent consulter le même document ou travailler dans un seul document en même temps, et il est possible de faire le suivi de versions multiples au même endroit (et de reproduire les copies supprimées). Le flux de travail – qui a fait quoi et à quel moment – est plus transparent.
Accès facile aux fichiers
La gestion des dossiers est simple lorsque les utilisateurs peuvent tout récupérer en un clic de souris. Les employés peuvent exécuter rapidement les tâches quotidiennes importantes comme répondre à des clients ainsi qu’aux demandes de parties intéressées. Il est possible d’accéder aux documents numérisés et stockés à partir de n’importe quel endroit, pas seulement depuis le bureau.
Désencombrement de l’espace de bureau
Une clé USB pourrait vous éviter d’avoir un mur rempli de classeurs. Un numériseur libère de l’espace physique pour aménager des postes de travail, des zones de collaboration, des salles de réunion et d’autres endroits qui favorisent l’exécution de tâches opérationnelles de manière productive. Alors que vous devrez peut-être conserver certains documents papier à portée de la main afin d’assurer la conformité à la réglementation, les autres documents peuvent être stockés en toute sécurité hors site.