En adoptant une approche simplifiée de la protection de vos données sensibles, vous pourrez vous consacrer à vos clients, à vos dossiers et à d’autres questions juridiques essentielles.

Par Justin Folkerts

16 juin 2022

Comme les cabinets d’avocats gèrent des données sensibles et des informations confidentielles, la protection des données est une priorité essentielle. Les stratégies de protection des données peuvent être complexes, ce qui peut entraîner des risques accrus et des difficultés pour protéger les données sensibles. Cet article souligne l’importance d’adopter une approche simplifiée en matière de protection des données pour les cabinets d’avocats et présente des pratiques exemplaires pour renforcer la sécurité tout en maintenant l’efficacité et la conformité.

Définissez vos données sensibles et classez-les par ordre de priorité :

Commencez par procéder à une évaluation approfondie des données que gère votre cabinet d’avocats. Déterminez les informations critiques, les dossiers de clients et les documents sensibles qui nécessitent le niveau de protection le plus élevé. En classant les données sensibles par ordre de priorité, vous pouvez adapter vos mesures de protection des données en conséquence et allouer les ressources de manière efficace.

Mettez en œuvre des solutions de sauvegarde complètes :

Au lieu de dépendre de plusieurs systèmes de sauvegarde, optez pour des solutions complètes qui couvrent tous les terminaux, applications et services infonuagiques utilisés par votre cabinet. Envisagez d’utiliser des services de sauvegarde basés sur l’infonuagique qui offrent un cryptage robuste et un stockage sécurisé des données, vous garantissant une récupération sans faille en cas de perte de données ou d’incidents de cybersécurité.

Sensibilisez et encouragez vos employés :

Instaurez une culture de la sécurité des données au sein de votre cabinet d’avocats en sensibilisant les employés à l’importance de les protéger. Organisez régulièrement des séances de formation sur les meilleures pratiques en matière de cybersécurité, le traitement des données et le signalement des incidents. Les employés sensibilisés sont plus susceptibles de respecter les protocoles de sécurité, ce qui réduit le risque d’erreur humaine et d’éventuelles violations de données. Pour les cabinets qui ne disposent pas de leurs propres ressources, Canon Canada, par l’intermédiaire de son partenaire Supra ITS, offre un cours de formation en ligne sur la cybersécurité.

Appliquez des politiques de mot de passe rigoureuses :

Les mots de passe restent un moyen de protection essentiel contre les accès non autorisés. Mettez en œuvre des politiques de mot de passe rigoureuses qui incluent des combinaisons complexes de caractères, des changements fréquents et une authentification multifacteur. Encouragez l’utilisation de gestionnaires de mots de passe : non seulement ils réduisent le risque de mots de passe faibles, mais ils stockent également toutes vos informations de connexion en toute sécurité en un seul endroit.

Mettez régulièrement à jour les logiciels et appliquez des correctifs :

La mise à jour des logiciels et des applications est essentielle pour prévenir les failles de sécurité. Mettez régulièrement à jour tous les systèmes, y compris les systèmes d’exploitation, les logiciels et les correctifs de sécurité. La mise en œuvre d’un processus robuste de gestion des correctifs garantit que l’infrastructure de votre cabinet reste protégée contre les menaces émergentes.

Appliquez le cryptage des données :

Utilisez des mesures de cryptage autant pour les données en transit que pour les données au repos. Le cryptage ajoute une couche supplémentaire de sécurité aux informations sensibles, réduisant ainsi l’impact d’éventuelles violations de données. Canon a conçu ses appareils imageRUNNER ADVANCE DX pour les flux de production numériques. Ces imprimantes de bureau multifonctions intègrent des fonctions de sécurité standard, dont des protocoles de cryptage, afin de protéger les données envoyées sur les réseaux.

Effectuez régulièrement des audits de sécurité :

Réalisez des audits de sécurité périodiques pour repérer les faiblesses et les lacunes potentielles de vos mesures de protection des données. Les audits externes et les évaluations de la vulnérabilité peuvent aider les cabinets d’avocats à rester en conformité avec les réglementations en matière de protection des données et les normes du secteur.

Associez-vous à un fournisseur de service de gestion de confiance :

Envisagez de faire appel à un fournisseur de service de gestion spécialisé dans la protection des données pour les cabinets d’avocats. Les fournisseurs de service de gestion peuvent rationaliser les processus de protection des données, assurer la conformité et fournir une surveillance et une réponse proactives aux menaces possibles. Avec son partenaire, Supra ITS, Canon peut fournir des services informatiques gérés complets qui vous permettront de consacrer votre temps précieux à vos clients.

Pour les cabinets d’avocats, la protection des données n’est pas seulement une question de conformité; elle est essentielle pour préserver la confiance et la confidentialité des clients. Une approche simplifiée en matière de protection des données – axée sur les données sensibles, les solutions de sauvegarde complètes, la formation des employés, les politiques de mots de passe rigoureuses, les mises à jour régulières, le cryptage, les audits de sécurité et le partenariat avec un fournisseur de service de gestion – renforcera la posture de sécurité de votre cabinet et atténuera les risques possibles. En donnant la priorité à la protection des données et en adoptant une stratégie simplifiée, les cabinets d’avocats peuvent se concentrer sur leurs activités juridiques principales en toute confiance, sachant que les informations sensibles de leurs clients sont bien protégées.