Trouvez vos documents sans les classer

Tout le monde sait qu'il est souhaitable d'avoir un bureau ordonné. Cependant, chaque fois qu'un projet nous occupe, le papier commence à s'empiler. Pourquoi conservons-nous encore tant de documents papier? Est-ce parce ce que nous ne sommes pas certains que nous pourrons retrouver un document une fois qu'il aura été classé? Voici la meilleure façon de vous sentir plus à l'aise par rapport à la récupération des documents sans avoir à conserver le fouillis.

Oubliez les dossiers

Il n'existe pas de moyen parfait pour classer les documents. Des gens différents qui travaillent à des projets différents ont besoin d'accéder aux fichiers selon divers critères. Les systèmes d'archivage reposent sur les classeurs physiques, avec une hiérarchie de dossier-dans-un-dossier. Si vous vouliez classer quelque chose par année et par client, vous devriez en conserver deux copies. Ce problème persiste avec le classement par dossiers électroniques et se combine avec la facilité de créer des copies et des versions illimitées.

La gestion des documents par indexation est une meilleure solution qui tire parti des capacités de stockage numérique des fichiers. Prenez par exemple un document qui concerne un client, un projet, une année et trois produits. En étiquetant le document avec chacune de ces étiquettes d'identification, vous pouvez le récupérer selon n'importe quel critère dont vous avez besoin. Une seule copie, stockée de manière centrale, contient toutes les étiquettes qui sont nécessaires pour la trouver.

Tirez profit de nombreux avantages numériques

La gestion de documents par indexation peut également améliorer la collaboration et l'efficacité par la mise en œuvre de la gestion des versions. Si vous souhaitez travailler sur un document, vous l'extrayez du système, ce qui alerte les autres que le document est en cours de modification. Ainsi, l'historique des modifications à un document peut être suivi afin de voir qui a fait quoi, et à quel moment.

Non seulement les documents sont-ils stockés de manière centrale, mais les documents indexés sont plus faciles à trouver et à gérer. En outre, il est plus facile de les sauvegarder, de les stocker, de les archiver et de les sécuriser. Les niveaux de permission peuvent déterminer qui a accès à la lecture, la modification et la suppression de différents documents et une piste de vérification peut afficher qui a accédé à chaque document et à quel moment.

Numérisez tout

Le passage vers un système centralisé de dossiers de fichiers indexés n'a pas à être intimidant et ce n'est pas seulement pour les grandes entreprises. Les systèmes de gestion de documents ont évolué pour convenir aux petites, aux moyennes et aux grandes entreprises, ainsi que pour répondre aux besoins particuliers de nombreux services. Les numériseurs facilitent la conversion de documents papier en fichiers numériques et les logiciels de gestion de documents simplifient les processus d'indexation et d'étiquetage. Même si quelqu'un imprime un document et l'annote au stylo, vous pouvez le numériser et l'étiqueter à nouveau sur-le-champ pour qu'il demeure avec le fichier original. Une fois que les gens réalisent combien il est facile de trouver des fichiers dans un système central, ils se convertissent rapidement à la numérisation pour remplacer leurs piles de papier.

Améliorez l'efficacité

Une fois que tout est indexé dans un système de gestion des documents, les étapes répétitives peuvent être automatisées facilement pour améliorer l'efficacité du flux des travaux. Par exemple, plutôt que d'envoyer manuellement un courriel pour faire circuler un document révisé, les membres du groupe de travail du document peuvent être avisés automatiquement. Puisque tout le monde a accès immédiatement aux fichiers les plus récents, la collaboration est aussi plus facile. L'automatisation des tâches manuelles et l'élimination des erreurs de version permettent aux gens de mettre leur temps à profit en effectuant des tâches plus productives.